Cyfryzacja administracji publicznej.

Żyjemy w czasach, które wymagają rozwiązań dostosowanych do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości. Pandemia koronawirusa wymusiła przyspieszoną transformację cyfrową zmieniając na zawsze model komunikacji i świadczenia usług administracji publicznej. Ta sytuacja jest okazją dla rządów i instytucji państwowych, by przemyśleć i ukształtować na nowo swoje strategie nakierowane na długoterminowy i zrównoważony rozwój. Cyfryzacja administracji publicznej pomaga redukować koszty, poprawiać jakość usług oraz zwiększać dostępność informacji publicznych. Administracja publiczna przechodzi dynamiczną transformację, napędzaną presją na stałe podnoszenie sprawności organizacyjnej. Rosną też wymagania i oczekiwania obywateli związane z dostępem do nowoczesnych usług publicznych. Aby skutecznie odpowiedzieć na te potrzeby konieczne jest budowanie zintegrowanych usług, których osią są potrzeby klientów – obywateli i biznesu. Cyfryzacja administracji publicznej niesie za sobą szereg korzyści – od zmniejszania kosztów i poprawiania jakości usług dzięki automatyzacji, poprzez zwiększanie dostępu do informacji publicznych aż po podnoszenie przejrzystości działania i poziomu bezpieczeństwa. Równocześnie sektor publiczny mierzy się z wyzwaniami związanymi z dostosowaniem prawa i regulacji do nowych, cyfrowych modeli działania. Musi zapewnić zrównoważone podejście do wdrażania nowych rozwiązań, zapewnić gotowość kadr i społeczeństwa, żeby ograniczyć wykluczenie cyfrowe i zapewnić dostęp do usług publicznych dla wszystkich grup społecznych.
Polscy obywatele mogą korzystać z kilkuset e-usług publicznych zlokalizowanych na różnych platformach i portalach rządowych. Są to m.in.: Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP), Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS), portal obywatel.gov.pl, portal biznes.gov.pl. Obecnie tworzony jest Portal Rzeczypospolitej Polskiej (Portal RP) – gov.pl, który docelowo będzie stanowił bramę do wszystkich informacji i e-usług publicznych. Zintegruje witryny internetowe ministerstw, urzędów centralnych i urzędów wojewódzkich oraz ułatwi dostęp do usług cyfrowych, które państwo oferuje obywatelom. Administracja udostępnia, modernizuje oraz buduje nowe e-usługi, które umożliwiają załatwienie spraw urzędowych z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, bez konieczności wychodzenia z domu. Z usług publicznych może korzystać każdy, kto może potwierdzić swoją tożsamość w internecieInternecie, np. za pomocą profilu zaufanego (eGO). Profil zaufany to również bezpłatne narzędzie, które służy jako elektroniczny podpis
w komunikacji z administracją publiczną. Uruchomienie e-usług na różnych portalach zwykle poprzedzone jest procesem logowania do systemu. Po zintegrowaniu portali tematycznych z Portalem RP, konto elektroniczne gov.pl będzie kluczem do wszystkich cyfrowych usług administracji.
W Polsce działania dotyczące rozwoju cyfryzacji koncentrują się na kilku obszarach. Poza rozwijaniem infrastruktury i e-usług są to także: tworzenie bardziej przyjaznej legislacji oraz podnoszenie cyfrowych kompetencji społeczeństwa. Jednakże sytuacja związana z procesami wdrażania usług świadczonych elektronicznie nie jest w Polsce najlepsza, szczególnie w urzędach gmin. Problem jest złożony i wynika z wielu przyczyn. Nie we wszystkich przypadkach przyczyną takiego stanu rzeczy są problemy budżetowe. Często jest to kwestia wynikająca z organizacji pracy w urzędach i ustalonych priorytetów. Proces pełnej informatyzacji urzędów sektora samorządowego jest niezwykle skomplikowany, szczególnie w zakresie wymiany danych między poszczególnymi szczeblami. Pomiędzy różnymi systemami informatycznymi występują poważne trudności wynikające z braku standaryzacji przesyłanych danych. Platforma oferująca usługi w sposób ujednolicony mogłaby rzucić nowe światło na aspekty świadczenia usług elektronicznych przez jednostki samorządu terytorialnego.
Należy mieć na uwadze, iż w otaczającym nas świecie powszednia staje się informatyzacja życia, również na płaszczyźnie funkcjonowania organów państwowych. Nie oznacza to jednak utraty stanowisk pracy przez urzędników, a konieczność podnoszenia przez nich kwalifikacji oraz umiejętności informatycznych. Nie będą oni zastępowani przez sztuczną inteligencję, ale wykwalifikowana, nie tylko merytorycznie ale też technicznie kadra urzędnicza pozwoli na bardziej sprawną cyfryzację administracji publicznej. Minister Cyfryzacji wskazuje, że państwo musi skoncentrować się na zapewnieniu e-usług adekwatnych do realnych potrzeb, zgłaszanych przez obywateli i przedsiębiorców. Uruchomienie stałej gorącej linii kontaktu z obywatelami i przedsiębiorcami jako klientami administracji publicznej oraz jednostek świadczących usługi publiczne to najważniejsze zadanie umożliwiające pozyskanie obustronnej relacji o planach, potrzebach i ocenie poszczególnych działań. Administracja musi wsłuchiwać się w głos klientów i dbać o ich wysoki poziom satysfakcji tak, jak robi to biznes w warunkach konkurencyjnego rynku. E-usługi nie mają przenosić papierowych procedur biurokratycznych w sferę cyfrową („e-pismo”, „e-wniosek”), ale realnie upraszczać i maksymalnie automatyzować procesy załatwiania spraw.